Si tienes ideas sobre esto mándanoslas: residuos@ecodes.org

Control del número de copias e impresiones

Puedes utilizar el cuadro de control de fotocopias que te proponemos

Fotocopiar a doble cara

Una de las formas más efectivas de reducir el consumo de papel en una oficina es utilizar las dos caras de cada hoja, en lugar de solo una cara. Al usar las dos caras se ahorra papel, gastos de copias, de envíos y de almacenamiento. Al utilizar las dos caras los documentos ocupan y pesan menos y son más cómodos de grapar y de transportar. En algunas ocasiones es necesario fotocopiar o imprimir a una sola cara, pero la mayoría de las veces no es así. Se estima que simplemente fotocopiando e imprimiendo a doble cara, se puede conseguir la reducción del 20% del consumo del papel de una oficina.

Muchas fotocopiadoras e impresoras pueden configurarse de forma que por defecto hagan copias a doble cara. Es muy importante informar a todos los usuarios de que estos equipos que se han configurado así, para evitar despilfarrar papel por un uso erróneo de los mismos.

También se puede asignar una bandeja de la fotocopiadora al papel usado por una cara. Este papel nos puede servir para copiar borradores, noticias de prensa u otra información que no vaya a salir de la oficina. De nuevo es importante informar a todos los usuarios de la asignación de esta bandeja. Se pueden poner instrucciones en un cartel junto a la fotocopiadora.

Velocidad

Fotocopiar a doble cara normalmente es más lento que a una cara. En algunas máquinas hay una gran diferencia de velocidad por lo que hay personas que no usan la doble cara. Será necesario convencerlos.

Atascos

En muchas ocasiones la fotocopiadora se atasca al copiar a doble cara o al utilizar papel usado por una cara. Hay que conseguir que el técnico de mantenimiento lo arregle lo antes posible. Muchos técnicos culpan al papel, sobre todo al papel reciclado de los atascos. En algunas ocasiones no les puede faltar razón, ya que el papel húmedo o de baja calidad puede presentar problemas. Es muy importante almacenar el papel en un sitio seco. El papel reciclado no tiene por qué ocasionar problemas de atascos. Hay papeles reciclados de calidad adecuada para fotocopiar a dos caras, al igual que hay papeles vírgenes de mala calidad que no permiten su uso a dos caras. El ajuste adecuado de los rodillos de las fotocopiadoras al tipo de papel que se utilice evita problemas. Asegúrate de que el técnico lo hace. Si la máquina sigue dando problemas para copiar a doble cara, cámbiala si puedes y asegura que la próxima máquina que se compre permita el fotocopiado a doble cara y el copiado sobre papel utilizado previamente.

Fotocopiar dos hojas por cara en borradores

Puedes utilizar la opción de incluir dos o más copias por cada cara que tienen algunas fotocopiadoras.

Reducción del tamaño de la imagen al fotocopiar

Se puede utilizar el zoom para reducir documentos grandes a tamaño A4. La mayoría de las fotocopiadoras tienen marcada la posibilidad de reducir de tamaño A3 a A4.

Imprimir a doble cara

Si tu impresora lo permite, configúrala de manera que imprima por defecto a doble cara. Asegúrate de que la próxima impresora que se compre permita la impresión a doble cara. Si no imprime directamente a doble cara, puedes imprimir primero las páginas impares, colocar las hojas impresas de nuevo en la bandeja de papel asegurando que están en la posición correcta e imprimir luego las paginas pares.
Ten cuidado si has imprimido a color ya que tendrás que esperar un poco para que la tinta no se corra.

Utiliza el papel usado por una cara para imprimir borradores o documentos que vayan a conservarse en la oficina.

Informa a todos los usuarios de las impresoras de las medidas anteriores que se adopten.

Elección del tamaño de letra y fuente

Elige siempre el tipo de letra más pequeño que puedas, pasar de tipo 14 a tipo 11, por ejemplo, puede ahorrar muchas hojas. Puedes trabajar en la pantalla del ordenador con un tipo de letra grande ej. 14 o 16 y una vez realizadas las correcciones necesarias y esté listo para imprimir, cambiar todo el texto a tipo 10, 11 o 12.

Cada fuente de letra también ocupa un espacio diferente, por ejemplo, Times ocupa menos espacio que Arial. Elige las fuentes más pequeñas.

Configuración de página

Configura por defecto márgenes muy pequeños, para imprimir borradores o documentos internos y cambia los márgenes cuando tengas que imprimir un informe o carta definitiva, procurando siempre dejar el menor margen posible.

Corrección en pantalla

Corrige en pantalla en lugar de en el papel. Pasa el corrector ortográfico y/o gramatical antes de imprimir. Puedes aumentar el tamaño de letra del documento para que te resulte más fácil la corrección y una vez terminada, establecer el tamaño de letra definitivo.

Imprimir dos hojas por cara en borradores

Si es necesario imprimir un borrador, puedes utilizar la opción de impresión de dos caras por hoja que tienen algunas impresoras.

Anular opción de pruebas en impresoras

Evitar copias innecesaria

Se pueden poner notas recordatorias en las pantallas de los ordenadores como:

 

Guardar archivos no impresos en ordenador

No es necesario guardar copias en papel de todos los documentos e informes. Se pueden guardar en el disco duro, disquetes, CDs, microfichas, etc. Esto permitirá además el ahorro de espacio de almacenamiento.

No imprimir los e-mails que se reciban, se pueden leer en pantalla y guardar los que sean necesario en el propio ordenador como documento de texto para que ocupen menos espacio o en otro soporte informático.

 

Conocer el uso correcto de fotocopiadoras e impresoras

Es muy importante que todos los usuarios conozcan el funcionamiento correcto de impresoras y fotocopiadoras para evitar el despilfarro de papel. En muchas empresas se realizan pequeños cursos sobre el funcionamiento de las máquinas para todos los trabajadores, a cargo de los técnicos de las empresas proveedoras.

También deben conocer la asignación correcta de bandejas de fotocopiadoras e impresoras, las órdenes de impresión.

Se puede señalar en la pantalla de cada ordenador a través de una pegatina que especifiquen :

- Tipos de papel en cada bandeja de la máquina impresora
- Nota recordatoria de eliminar portada y de imprimir a dos caras cuando sea posible

 

Realizar un mantenimiento periódico de fotocopiadoras e impresoras

Los defectos de tonner o pequeños problemas de fotocopiadoras e impresoras ocasionan despilfarros importantes de papel. Es importante que haya una persona encargada de avisar inmediatamente al servicio de mantenimiento y de informar al resto de usuarios de que las máquinas no están en condiciones de trabajar hasta que se revisen.