Fax

Enviar fax directamente desde los ordenadores, si se dispone de modem, configurar el ordenador para enviar los fax a través del modem, sin necesidad de imprimir.

Si no se dispone de modem y es necesario imprimir, configurar el fax para que se puedan enviar hojas impresas a doble cara o en papel en sucio.

Optimizar el espacio en las carátulas de fax para ahorrar papel. Reducir los márgenes, tipos de letra y espacios entre líneas para que quede el mayor espacio posible para incluir el mensaje y no tener que utilizar varias hojas.

Correo electrónico

El envío de mensajes y documentos mediante correo electrónico ahorra mucho papel de impresión y sobres y además ahorra gastos en sellos. Informa a todo el personal de la oficina sobre como enviar documentos largos e incluso fotos por correo electrónico. Revisa las direcciones y asegúrate de pedir la dirección de correo electrónico a clientes, proveedores, socios, etc.

No imprimir correos electrónicos innecesarios, se pueden leer en la pantalla y guardar en formato electrónico.

No imprimir información innecesaria de internet. Guarda la información que te interese en formato electrónico, ya sea en el disco duro del ordenador, disquetes, CDs,..etc.

Revisión y actualización de listas de contactos

Revisa y mantén al día la lista de contactos para asegurar que no hay direcciones repetidas, anticuadas o no interesantes. Se envía mucho material que se pierde en buzones vacíos o que llega varias veces a la misma dirección porque el nombre del destinatario está escrito de dos formas diferentes en nuestro listado de envíos.

Esto es especialmente importante si se envían publicaciones masivas. Envía un solo ejemplar de las publicaciones a cada dirección y pide que soliciten más ejemplares si tienen interés.

En el caso de que el centro escolar envíe una carta a los domicilios de los alumnos, hay tener en cuenta las posibles duplicidades por la asitencia al centro de más de un hijo de la familia, evitando de esta manera el envío de más de una carta.