Para tener un conocimiento completo de cómo y cuánto papel se utiliza en una oficina, se debería medir la cantidad de papel que entra en la oficina ( compras, correo, publicaciones, suscripciones, etc), la cantidad de papel que se almacena en la oficina y la cantidad de papel que sale de la oficinas (reciclaje, publicaciones propias, correspondencia, basura, etc.).

Información completa de cómo se puede medir exhaustivamente el consumo de papel en la oficina se puede encontrar en:

"Cutting paper"
"Creating a paper reduction campaign"

Para empezar una campaña de ahorro de papel en una oficina la información que encontrarás en las webs anteriores puede ser excesiva, por ello proponemos empezar realizando el siguiente diagnóstico:

Diagnóstico del consumo del papel en una oficina:

1.Inventario de los diferentes tipos de papel que se utilizan en la oficina.
2.Consumo anual de los principales tipos de papel utilizados

Inventario de tipos de papel consumidos

Este inventario se puede hacer preparando una lista exhaustiva de tipos de papel y a continuación comprobar si se utilizan o no en las distintas dependencias de la oficina.

Consumo anual de los principales tipos de papel utilizados

Una vez realizado el inventario de tipos de papel consumidos, tendremos una idea inicial de cuales se consumen en mayor cantidad. A partir de aquí podemos empezar a cuantificar la cantidad de papel que utilizamos, empezando por los más importantes. Hay que acordarse de que se hacen muchos encargos fuera de la oficina que también tenemos que contabilizar, como fotocopias, material encargado a imprentas, carteles, etc.

Para facilitar la recogida de esta información se puede utilizar el cuadro que proponemos como modelo (link to cuadro de consumos), que incluye tipo, marca, proveedor, cantidades (unidades y peso), coste anual, características técnicas, características ambientales, observaciones sobre su uso:

La información sobre las cantidades de papel consumidas, marca, proveedor y coste se pueden obtener de las facturas que guarda el departamento de administración. Si se trata de una oficina con una gran facturación y que no tiene separadas las facturas de compra de papel del resto, puede ser más fácil preguntar al responsable de suministros quiénes son los proveedores de material de papelería de la oficina y pedirles a estos que envíen una relación de los pedidos que ha realizado nuestra entidad en el periodo de tiempo que se esté estudiando. Los proveedores suelen tener esta información organizada por clientes y no necesitan mucho tiempo para conseguirla.

La información sobre las características técnicas y ambientales aparece en los embalajes de los productos. Si no fuera así, los proveedores pueden suministrar también esta información directamente o se pueden consultar sus catálogos.

Cálculo de las cantidades en peso (kg.):

Normalmente el papel lo compramos por unidades, paquetes de 500 hojas de DIN A4, paquetes de sobres, etc. El peso lo obtenemos a partir de las medidas y del gramaje, información que aparece en el envase o embalaje.

Ejemplo: cálculo del peso de 500 hojas de DIN-A4 de 80g/m2 pesará:

Medida 1 hoja DIN-A4: 297mm x 210 mm = 62370 mm2 = 0,062m2
1 hoja pesará 80g/m2 x 0,062m2 = 4,8 g
500 hojas pesarán 500 x 4,8 = 2.400g = 2,4 kg

El peso de periódicos, revistas, post-it, carpetas, etc., lo podemos obtener pesando una unidad en una balanza pequeña que podremos encontrar en el departamento responsable de los envíos por correo.

Sumando las cantidades de papel en peso de todos los tipos de papel utilizado podemos tener una idea de la cantidad de papel utilizado en total en la oficina. Para poder compararlas con otras oficinas, esta cantidad se puede dividir por el numero de empleados de la oficina y obtenemos así el nº de kg de papel consumidos por persona a lo largo de un año (kg de papel/persona/año).

Cálculo del coste:

El coste del consumo de papel incluye: coste de compra, coste de almacenamiento en la oficina, coste de su utilización. Las webs siguientes incluyen información sobre como hacer un cálculo exhaustivo de todos los costes del uso del papel.

"Cutting paper"
"Creating a paper reduction campaign"

Para empezar. proponemos medir los costes más importantes:

- Coste de los productos de papel: se puede ver en las facturas que nos proporcione el departamento de administración o en la relación que les pidamos a los proveedores.

- Coste de impresión y fotocopiado: al coste del papel en sí, debemos sumar el coste de impresión y fotocopiado ya que estos son los principales usos del papel en las oficinas y tener información sobre el coste económico puede animar mucho a implantar medidas de ahorro, sobre todo a la dirección.

-Coste de impresión: si se realiza en impresoras habrá que sumar los costes de amortización, el gasto energético y el consumo de tonner durante el periodo que se estudie. El departamento de administración puede proporcionarte esta información. Si se realiza a través de equipos multiservicio fax/impresión/fotocopias, ver coste de fotocopias.

- Coste de fotocopias: incluye costes de la máquina (ya sean amortización, leasing, etc.), costes de mantenimiento, costes de energía, costes de tonner y coste de cada copia. De nuevo el departamento de administración tiene esta información. Las fotocopiadoras tienen un contador que revisa la empresa suministradora periódicamente. Esta empresa puede facilitar la mayor parte de la información necesaria para calcular los costes.

Conociendo el coste del papel y el coste de impresión y fotocopiado se puede tener una estimación de los costes mínimos del uso de papel de impresión

Como se puede ver, la colaboración del departamento de administración es fundamental para realizar este diagnóstico.